Управленческий учет – фундамент эффективного бизнеса.
В эволюционном развитии любого бизнеса очень быстро наступает момент, когда управленческий учет становится жизненной необходимостью.
Ни одна, более-менее средняя или крупная компания не способна эффективно функционировать и существовать без такого учета. Это неоспоримый факт.
Для чего же он нужен? Ответ следует из его названия – для управления бизнесом! Это такая система, как, например, в самолете или в автомобиле, которая собирает информацию с различных узлов и выводит ее не приборную панель. Сложно представить современную технику без такой системы.
Кто является потребителем информации управленческого учета? Собственник и менеджеры, т.е. управленцы. В конечном итоге, система внутреннего учета для каждого предприятия уникальна, поскольку отражает субъективные потребности, подходы и взгляды управленцев на управление бизнесом. То есть они должны получать исчерпывающую и понятную для них информацию, чтобы на ее основе принимать правильные решения.
Важно понимать, что если система внутреннего учета не организована, то возникает целый комплекс проблем, которые очень быстро приводят к краху бизнеса:
♦ Решения принимаются интуитивно, на основании советов, слухов, домыслов, личных наблюдений, а не на основании конкретных фактов и цифр. При этом следует знать, что память имеет свойство фиксировать негативные факты и явления, даже если они случаются один раз на тысячу случаев и фактически не имеют существенного влияния. Мы всегда преувеличиваем проблемы. Более того, мы очень выборочно и иррационально запоминаем события, в результате чего, реальная картина всегда сильно искажается в нашем сознании.
♦ Решения принимаются опираясь на личные отношения к конкретным людям или ситуациям. Они не рациональны, а эмоциональны. Нет возможности опереться на что-то твердое, например, на реальные показатели работы конкретного сотрудника.
♦ Мы не знаем, что действительно происходит в бизнесе. Как идут дела, на сколько хорошо или плохо. Нам нечего и не с чем сравнивать. Максимум, чем мы оперируем — это клиентами, продажами и наличием денег на счету, очень часто не отдавая себе отчет об источниках этих денег. В результате наступает момент, когда средства на счетах заканчиваются, а долгов очень много и отдавать их нечем.
♦ Мы не можем разобраться в причинах и масштабах проблем, чтобы их исправить, даже если понимаем, что дела идут плохо. У нас просто нет для этого данных или они очень поверхностные и не позволяют нам детально разобрать проблему. В результате мы не действуем или действуем неэффективно, иногда даже во вред.
♦ Мы не понимаем какие продукты эффективны, а какие нет. Какие сотрудники и отделы эффективны, а какие нет. Какие процессы работают хорошо, а какие плохо. Какие клиенты приносят нам прибыль, а какие нет. Мы не понимаем где и сколько «заморожено» денег, почему мы работаем и продаем больше, а средств постоянно только меньше. А если мы этого не понимаем, то и не можем на это влиять. В результате мы тянем убыточные продукты и направления, не уделяем должного внимания тому, что приносит результат, часто кормим неэффективных сотрудников и необоснованно возлагаем вину на тех людей, которые делают нам деньги.
♦ Мы не понимаем, что происходит с затратами. Какие мы можем себе позволить, а какие нет. Мы не понимаем, как быстро они растут и соответствует ли это росту наших возможностей в виде маржинальной прибыли. В итоге, эффективность бизнеса очень быстро может стремится к минусовым значениям.
♦ Мы не понимаем, воруют у нас деньги и товары или нет. И даже если имеем догадки, то не можем этого доказать… В результате мы теряем значительные средства.
Продолжать можно и дальше, но вывод только один. Вести бизнес без нормального внутреннего учета, это как гулять по минному полю без миноискателя – где-нибудь все-равно подорвёшься.
Итак, что же дает нам управленческий учет?
1. Информацию для принятия взвешенных и объективных управленческих решений. Как сказал Н. Ротшильд: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Для получения качественной управленческой информации важно настроить управленческую отчетность. Перечень и внешний вид отчетов уникален для каждого бизнеса, собственника, менеджера, но как правило в этот перечень должны входить следующие:
♦ Отчет о финансовых результатах – дает общее понимание что происходит с продажами, маржинальной прибылью, затратами, чистой прибылью. Позволяет оценить, как изменяются эти показатели, сопоставив их в динамике и между собой. Это очень мощный инструмент, который дает ответ на вопросы – сколько мы зарабатываем или теряем денег и почему. Этот отчет формируется по методу начисления – то есть доходы и расходы отражаются тогда, когда они реально имели место быть, независимо от того, оплатили или получили мы деньги.
♦ Отчет о движении денежных средств – дает нам понимание о деньгах, сколько их приходит и уходит, почему их не хватает или почему они в изобилии. Не путайте деньги и прибыль. Денег может быть много, потому что у вас сезонный бизнес или потому что вам пришла предоплата, или потому что вы взяли кредит у банка или поставщика, или потому что вы еще не заплатили зарплату и аренду и т.д. Никогда, никогда не путайте наличие денег и прибыль. Этот отчет ведется по кассовому методу, то есть доходы и расходы отражаются в момент поступления или выбытия денег из кассы, со счета в банке, или из кармана, а также из других источников.
♦ Управленческий баланс – дает нам понимание о том, что у нас есть в бизнесе (активы) и за счет каких источников (пассивы) все это куплено. Здесь мы можем посмотреть какие у нас товарные остатки, долги клиентов, сколько должны мы, сколько мы уже накопили прибыли, сколько у нас основных средств. Благодаря отчету мы можем довольно точно оценить наше финансовое состояние, поскольку он ведется накопительно. Например, если краткосрочных долгов у нас больше чем товаров и дебиторской задолженности, значит мы будем испытывать проблемы с их погашением; если собственный капитал отрицательный, значит мы давно работаем с убытком или слишком много изымаем из бизнеса; если доля заемных средств слишком большая, значит у нас низкая финансовая устойчивость и т.д. При этом важно понимать, насколько те или иные активы реальны. У нас могут быть неликвидные товары в балансе или безнадежные долги в дебиторке.
2. Аналитику, т.е информацию о причинах. Знание средней температуры по больнице вряд ли нам поможет вылечить конкретного пациента и как-то улучшить ситуацию. Если мы верхнеуровнево видим проблему в отчете о финансовых результатах, движении денежных средств, балансе, то нам необходимо разобраться в ее причинах более подробно и принять решения, которые исправят ситуацию. И наоборот, если мы видим позитивные изменения, нужно понять, что к этому нас привело, зафиксировать положительный опыт, похвалить, премировать людей. Именно поэтому, управленческий учет должен быть максимально подробным и детализированным, в отличии от бухгалтерского. Для каждого бизнеса набор аналитики может быть разным, но в целом мы должны вести учет по:
- ♦ Контрагентам, договорам, группам контрагентов.
- ♦ Продуктам и товарам, группам продуктов и товаров.
- ♦ Подразделениям, центрам финансовой ответственности.
- ♦ Видам затрат, выбытия денежных средств, группам затрат.
- ♦ Видам доходов, поступления денежных средств, группам доходов.
- ♦ По проектам, объектам, направлениям деятельности.
- ♦ По отдельным сотрудникам (например, продавцам).
- ♦ По бизнес-процессам и так далее.
Набор отчетов зависят от направления и текущих целей бизнеса, от его организационной структуры, технических возможностей, потребностей менеджеров. Вот наиболее распространённые:
- ♦ Отчет о продажах – где подробно в разных разрезах (по товарам, по клиентам, по периодам) анализируются продажи, их изменение. Обычно этот отчет также содержит информацию о себестоимости, наценке, маржинальной прибыли. В этом отчете часто проводится ABC и XYZ классификация. ABC показывает нам топовых клиентов и товары «паровозы», а классификация XYZ показывает насколько стабильны и часты наши продажи, то есть показывает, была ли продажа разовой или носит постоянный характер.
- ♦ Отчет о затратах – где подробно, в разных разрезах (по видам расходов, по подразделениям, по периодам) анализируются затраты и их изменение в динамике.
- ♦ Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности – где подробно, в разрезе контрагентов (договоров) расшифровывается вся задолженность предприятия, сроки погашения, просрочка, оборачиваемость.
- ♦ Отчеты о товарных остатках (остатках продукции) – где подробно, в разрезе товарных групп, отдельных товаров, складов и направлений бизнеса расшифровываются остатки, оценивается динамика их изменения, оборачиваемость, наличие неликвидных остатков.
3. Контроль. Нет управленческого учета, получай бардак и воровство. Само по себе наличие учета конечно же не решает этот вопрос, но является объективным источником информации для построения системы внутреннего контроля. В любой организации необходимо отслеживать следующие моменты: денежные средства (кассу), товарные остатки (склад), основные средства, расходы (их обоснованность, размер и цены), входящие и отпускные цены, качество работы сотрудников, соблюдение внутренних требований менеджмента, трудовую дисциплину, начисление заработной платы, премий и многое другое.
4. Статистику, планирование, прогнозирование. Чтобы точность планирования была высокой, адекватной, необходимо опираться на реалии текущей ситуации. Если планируются высокие показатели, то всегда нужно иметь понимание, за счет чего они будут достигаться. Необъективное завышение планов, очень опасно, поскольку неверно рассчитывается потребность в ресурсах, сроки, бюджет расходов. Например, планировали заработать 1 млн. руб., потратить 0,8 млн. руб., получить прибыль 0,2 млн. руб. и направить ее на приобретение оборудования. В результате того что план составили «от фонаря» — заработали 0,8 млн. руб., потратили 0,8 млн. руб., прибыль не получили, оборудование не купили, производство нового продукта не запустили.
Набор планов зависит от отрасли бизнеса и потребностей менеджмента, но как правило, включает в себя следующие: План продаж, План производства, План закупок, Операционный бюджет (план) расходов, Бюджет прибылей и убытков, Бюджет движения денежных средств.
5. Метрики. К этому приходят все, но не сразу.Этот учет еще называют оперативным. Правильно настроенный учет содержит много сведений о качестве работе вашей компании внутри. Там фиксируется дата и время каждой операции, ответственный сотрудник, история изменений документов, количественная и суммовая информация, различная аналитика. Метрики позволяют отслеживать и значительно улучшать эффективность бизнес-процессов.
Если мы не учитываем и не анализируем данные о фактических сроках отдельных операций, то мы будем жить в иллюзии, что все работает хорошо, а о сбоях узнавать только когда они приведут к негативным последствиям, которые дойдут до нашего ведома.
При этом мы не будем точно понимать, сбой носит разовый или систематический характер, и скорее всего, не будем понимать кто точно виновен. В результате, мы не сможем управлять ситуацией. Но если мы фиксируем все факты работы компании внутри, если фиксируем ответственных, мы всегда знаем какое реально количество сбоев, на каких этапах они происходят, кто или что в этом виноват и в какую сторону меняется ситуация. Предположим, наш бизнес-процесс предусматривает выпуск полуфабриката в срок не более чем за 2 часа. Мы обнаружили, что в бригаде заведующей Татьяны Петровны данная операция занимает в среднем 3,5 часа. Поговорив с ней, мы выясним, что причина этому заваленный цеховой склад, в результате чего отбор комплектующих занимает лишних 1,5-2,0 часа. А причина этому — маленький объем цехового склада, поскольку ассортимент выпускаемой номенклатуры расширили, а также недостаток стеллажного оборудования – все лежит на полу, паллета на паллете. И Татьяна Петровна давно уже об этом говорит начальнику производства, но тот не принимает решений. В результате заведующий бригадой, давний и опытный сотрудник, уже готова писать заявление и уходить из компании, поскольку работать в таких условиях просто невозможно. Поговорив с ее руководителем, расширив склад, установив оборудование и подкорректировав нормативы мы решим эту проблему быстро и эффективно, сохраним персонал и получим уважение и благодарность со стороны коллектива.
Есть распространенное заблуждение, что управленческий отчет – это «серая» бухгалтерия, но я думаю, прочитав написанное выше, вы не будете воспринимать его всерьез.
Что же нужно сделать, чтобы нормально организовать учет?
Тут следует сделать оговорку, что качество и глубина учета должна зависеть от размера компании. Не нужно кошке пришивать голову льва. Развитие системы управленческого учета на предприятии, это процесс постепенный, гармоничный. Главное здесь, не работать совсем без головы и не быть львом, с головой кошки. Если вы запустили этот вопрос, то нужно максимально оперативно и профессионально создать достаточную для вашего бизнеса систему учета и научиться работать с цифрами. Для этого необходимы:
- Технологическая платформа (учетная программа). Как правило, это 1С, для совсем маленьких, можно Excel. Для крупных компаний, можно думать о SAP, SAAS и др. Важно выбрать правильную систему, с учетом перспективы, поскольку в дальнейшем, после значительных доработок и настроек «под себя», ее будет крайне сложно поменять. Для этого не пожалейте денег, спросите совета профессионалов, франчайзи 1С, толкового специалиста 1С или опытного финансового директора.
- Методология учета. Вы должны понимать, какие в компании есть бизнес-процессы, продукты, какова ее структура, налоговая модель. Что и как вам необходимо учитывать, чтобы иметь полное представление о ее деятельности и осуществлять эффективный внутренний контроль. Такую методологию эффективно, со старта, может разработать только человек, который видит бизнес верхнеуровнево, как систему. Как правило, это опытный финансовый директор.
- Настройка и доработка технологической платформы. Во-первых, программу нужно настроить под ваш бизнес: справочники, документы, права, роли, бизнес-процессы и т.д, а во-вторых, в компании почти всегда существуют свои тонкости, которых нет в типовых решениях. Поэтому нужны будут доработки. В этом вопросе вам помогут программисты. Часть отчетов иногда уместнее отдать программе Excel. Там это делается нагляднее, более динамично, с возможностью быстрых изменений. В Excel хорошо работают экономисты, финансисты, аналитики.
- Организация бизнес-процессов. Вам нужно сформировать и внедрить изменения во все процессы деятельности компании, а также разработать новые, чтобы теперь все данные заносились в учетную систему. Должны быть пользователи информации, ответственные за ее внесение, проверку, корректировку. Исходя из всех этих процессов, необходимо правильно настроить роли в учетной программе, с соответствующими правами и доступами. Кроме того, теперь процессы должны содержать данные учета для контроля и не допускать неправомерных действий сотрудников (например, принимать товар по ценам выше спецификации, продавать товар с низкой наценкой, расходовать средства, которые не заложены в бюджет и многое другое). В этом вопросе лучше всего разберется опытный финансовый директор и программист для настройки ролей.
- Формирование службы учета. Даже если у вас есть бухгалтерия, вам необходимо организовать связь бухгалтерского учета и управленческого. Решить какие данные первичны. Решить, будут ли одни и те же люди вести учет в разных базах или это будут разные структуры. Для реализации части процессов управленческого учета (планирование, бюджетирование, анализ) и фиксации операций, которых нет в бухгалтерском учете, вам все равно понадобятся дополнительные функциональные единицы (экономист, финансист, аналитик, казначей и т.д.). Правильно организовать их работу, увязать работу бухгалтерии и планово-экономического отдела поможет только опытный финансовый директор.
Резюмируя вопрос что нужно для организации управленческого учета, отмечу следующее:
- Желание, понимание и активное участие собственника, как заказчика.
- Команда внедрения и человек, который организует этот процесс, с системным видением и опытом, например, финансовый директор.
- Технологическая платформа.
- Готовность к изменениям организационной структуры и бизнес-процессов.
И уважаемые собственники, очень вас прошу, не нужно вешать эту задачу на вашего главного бухгалтера! Главный бухгалтер – это другая функция! Его задача обеспечить своевременную сдачу отчетов и уплату налогов, сделать так, чтобы у государства было к вам как можно меньше претензий. Если вы не дай Бог будете так делать, то получите бардак и в бухгалтерском, и в управленческой учете! Это как специалисту по кадровому учету поручить заниматься обучением персонала, или системному администратору создать новый отчет в 1С, или кладовщику заняться логистикой и т.д. Это совершенно разный функционал!