Зачем нужен финансовый контроль.
Очень удивительно наблюдать, как многие предприниматели и собственники, жалеют потратить несколько десятков тысяч рублей на то, чтобы навести порядок в своем бизнесе и при этом теряют сотни тысяч в месяц, миллионы в год — просто на воровстве и жульничестве! Казалось бы, очевидные вещи, понятные каждому! Но нет, это встречается повсеместно, особенно в малом бизнесе.
От чего так происходит? От безволия, от странной формы экономии или непонимания ситуации — сказать однозначно сложно. Наверное, у каждого свои причины, но последствия примерно одинаковые. Приведу только 5 самых распространенных:
1. Разворовывается склад. Реальные остатки никто не знает. В бухгалтерии бардак и уже давно. Инвентаризация не проводится, потому что некому, некогда и в учете нет данных, по которым можно сверится.
Предприниматель смирился, делает вид что ничего не замечает и убеждает себя в том, что ничего страшного не происходит. А тем временем ушлые кладовщики выносят и продают налево товар и чувствуют себя вполне комфортно, всячески сопротивляясь каким-либо инициативам навести порядок. Они обычно прикрываются фразами что мол им некогда печатать лишние бумаги, заходить в компьютер или пересчитывать остатки.
Почему так происходит сплошь и рядом?
Потому что когда-то наняли безграмотного бухгалтера и теперь никто не может и не хочет это разгребать.
Потому что продают товар за наличку и остатки в бухгалтерии давно перестали соответствовать действительности, а управленческий учет вести было некому или решили, что ни к чему морочиться.
Потому что бардак в первичных документах, бухгалтер безответственный, а предпринимателю нет до «бумажек» дела.
Потому что на складе не налажен документооборот на внутреннее перемещение, а теперь невозможно разобраться на каком складе должен быть товар, у кого недостача или излишки. Потому что предприниматель доверился своим сотрудникам, может даже друзьям, и теперь уже не может свести цифры.
2. Несуществующие или завышенные расходы. Никто не контролирует цены. Никто не контролирует затраты. Никто не задается вопросом, почему они растут и растут ли вообще. Деньги тратятся на доставку, рекламу, канцтовары, топливо, поездки, программистов, охрану труда, откаты и тысячи других уважительных причин. По факту этих затрат просто не существует, что особенно часто бывает при расчетах за наличные. В другом случае их реальная стоимость значительно ниже чем в счете и накладной, а в откатной схеме участвует еще один персонаж со стороны, который в договорняках с сотрудником компании. И если ваш работник даже не планировал ни с кем договариваться, на него сами выйдут и предложат откаты. Тут не каждый откажется, особенно если поднакопились обиды, разногласия, недовольство уровнем оплаты труда.
На такой беспечности греть руки могут многие. Почти все сотрудники берут деньги в подотчет, что-то закупают, куда-то ездят, платят за какие-то услуги. И вряд ли они хотят, чтобы в компании навели порядок, чтобы ввели бюджетирование, казначейский контроль, чтобы сопоставляли цены. Поэтому они будут всячески препятствовать таким нововведениям и связывать собственнику руки.
3. Воруют из кассы. Серую бухгалтерию в базу 1С заводить нельзя, это знают все. А значит при отсутствии нормального управленческого учета, используется Excel, бумажки, записки, блокноты и прочие ненадежные способы. Все это имеет свойство теряться, исчезать, видоизменяться с течением времени. Создается искусственный бардачок, в котором виноваты нерадивые коллеги, предприниматель, уборщица, которая выкинула не те бумаги, неудачно разлитый кофе, компьютерный вирус, удаливший файл и другие объективные факторы. Кассу никто не пересчитывает, сверится толком не с чем, деньгами ведает одно лицо и нет взаимного контроля. Идеальная почва для второй зарплаты кассира или бухгалтера.
4. Похищение торговой выручки. Распространенный случай среди торговых представителей и экспедиторов, если компания продает товар за наличные и особенно, если при этом дает отсрочку. Это становится возможным, если их работа слабо контролируется, если сверки с покупателями делаются редко и не систематически, если сверки делает этот же торговый представитель или экспедитор, если позволяется несвоевременно сдавать торговую выручку, если не работают внутренние правила двух подписей при передаче денег.
В результате такой сотрудник может украсть сотни тысяч и даже несколько миллионов рублей. И при этом доказать ничего практически невозможно, поскольку это наличный расчет, не подтвержденный документально. Да и идти в суд и свидетельствовать против себя самого о нелегальных отгрузках никто не станет. Остается только разговор «по понятиям», который далеко не всегда дает должный эффект.
5. Игры с ценами реализации. Отличный способ заработать для коммерческого отдела и торговой команды, когда нет ограничений по наценке или установленных прайсовых цен. В этом случае продавцы договариваются с покупателями о предоставлении «вкусной» цены за определенный откат. Например, в цене двигаются на 100 000 руб., а откат покупатель дает 30 000 руб. лично продавцу. Тут, как говорится, выиграл – выиграл. И продавец заработал, и клиент купил на 70 000 дешевле. В убытках только предприниматель. И даже если предприниматель заинтересуется сделкой и спросит своего сотрудника, то скорее всего, получит от него вполне убедительную историю о том, как он героически бился за эту сделку и какие в компании высокие цены, а у конкурентов низкие.
Есть еще множество более изощренных способов обмана, но эти встречаются наиболее часто. Для того, чтобы изменить ситуацию, нужна воля первого лица в компании. Его личная. Не нужно никого слушать. Нужно решить и действовать. Кроме того, нужны люди, которые будут вести постоянный контроль. Это могут быть собственные службы: служба безопасности, служба внутреннего контроля, аудита, либо привлекаемые со стороны люди.
Внутреннюю службу всегда иметь приятнее и проще, но нужно еще найти правильных и исключительно верных людей, с достаточными компетенциями или обучить их. В случае обращения к сторонней организации, получается, как правило, дешевле, поскольку их не нужно содержать на окладе, учить, платить за них налоги. Кроме того, с такими компаниями можно подписать договор о разделении ответственности в части их работы, чего не сделать с сотрудником внутренней службы контроля, работающим на основании Трудового кодекса. Да и от сторонней компании не требуется исключительных качеств верности и честности, это бизнес и любой бизнесмен заинтересован в своей репутации. Более того, сотрудники сторонней компании намного реже вступают в дружеские отношения с членами коллектива другой организации, что также снижает риски.