Ответы на часто задаваемые вопросы

Косвенно. Руководитель получает точные данные о бизнесе и необходимые расчеты, соответственно, принимает взвешенные решения, а решения влияют на эффективность.

Руководитель получает в помощь финансового аналитика, который обрабатывает данные и подсвечивает те моменты, на которые следует обратить внимание. Эти моменты могли ускользать из поля зрения раньше, либо им не придавали большого значения. Финансовый директор подчеркнет их важность и подтолкнет к принятию мер.

Если решения не принимаются, эффект будет нулевым. Дисциплина и контроль, которые дает учет, также сократят количество потерь от «нечестных» сотрудников и «забытых» долгов.

Все проекты разные, бизнесы разные, исходные ситуации и задачи разные. Невозможно точно оценить проект на старте. Всегда появляется большое количество скрытых сюрпризов и переменных, особенно при работе в 1С. Поэтому в ценообразовании мы руководствуемся следующим принципами:

• Наши услуги минимум в 2 раза дешевле штатного финдира и примерно равны стоимости среднего бухгалтера. Мы достигаем экономии за счет большого количества наработок, инструкций, методологии, навыков и огромного опыта, а также за счет того, что каждый оплачиваемый час мы действительно плодотворно работаем, а не «сидим на стуле».
• Мы выделяем на проект «разумное» количество времени, формируем план-график и двигаемся по нему. Соответственно, стоимость складывается из внутренней оценки часа наших услуг. Если есть необходимость двигаться быстрее, это возможно, но будет дороже. Риски, когда что-то идет не по плану и требует больше нашего времени, мы стараемся брать на себя, если они не превышают 30 % от плана.

В среднем стоимость проекта варьируется в диапазоне от 60 до 80 тыс. руб. в месяц, а на этапе сопровождения на 20–30 % дешевле.

Время на каждый проект разное. Зависит от текущего состояния учета, наличия данных об остатках (товаров, денег, долгов), размера бизнеса, отрасли, участия команды клиента в проекте, компетенции членов команды клиента и их обучаемости.

Постановка проекта с нуля занимает около 2–3 месяцев. Если требуется «восстановить» учет, то срок будет больше, но тут нет среднего. Играет роль состояние учета, программа, период, количество операций.

Срок постановки складывается из проработки методологии, настройки программы, создания справочников, всей инфраструктуры, из инструкций и обучения (человеческий фактор сильно влияет). А также 1 месяц уходит на чистовое тестирование, по итогам которого мы получаем уже нормальные данные, готовим отчеты и презентуем их.

Задача финансового директора — научить управлять бизнесом с помощью показателей и цифр. Не полагаться полностью только на это, но правильно использовать этот мощный источник информации. Поэтому финансовый директор, начиная новый проект, всегда оценивает две вещи:

1. Текущий этап развития бизнеса.
2. Текущее состояние финансового управления.

Развитие финансового управления должно идти параллельно с развитием бизнеса. По мере роста оборота компании растет сложность инструментов. Не нужно внедрять все и сразу.

Мы делаем аудит, знакомимся с бизнесом, определяем, что должно быть, но этого нет, что работает плохо, что хорошо, что избыточно. Исходя из этого, формируем набор наших услуг, которые потребуются для того, чтобы финансовый блок работал качественно.

В их числе:

• постановка управленческого учета;
• обучение финансовой грамотности;
• разработка финансовых моделей;
• разработка системы показателей и дашбордов;
• постановка системы оперативного планирования, платежного календаря;
• формирование финансовой стратегии;
• аудит управленческого учета и многое другое.

Но есть определенная последовательность внедрения инструментов, которую нарушать нельзя. Например, основой является факт, который собирает управленческий учет, поэтому он должен быть внедрен первым. Научиться сначала планировать на месяц гораздо лучше, чем сразу пытаться делать финансовую стратегию.

Поэтому мы не возьмемся за услугу, если в иерархии предыдущие инструменты еще не были внедрены и клиент категорически не хочет их внедрять. Проект будет провальным, опыт отрицательным.

После подписания договора мы должны изучить бизнес. Для этого нам потребуется доступ к учетной информации в любом виде, в котором она существует, а также ответы на наши вопросы по брифу. Еще потребуется 1–2 встречи в онлайне, на которых мы сможем задать вопросы и уточнить нюансы.

После погружения мы составляем план-график работ, который согласовываем с клиентом. Каждому проекту назначается финансовый директор (менеджер проекта), а также максимально опытный коллега (руководитель проекта). Также есть ответственный сотрудник-аудитор, который контролирует качество их работы.

В мессенджере формируется рабочая группа, в которую входит также руководитель нашей компании, поэтому любые «проволочки» решаются быстро. Минимум один раз в неделю рабочая группа собирается в онлайне. На этой встрече подводятся итоги недели, формируются планы на следующую, решаются возможные проблемы по проекту и организационные вопросы.

Со стороны клиента требуется определить ответственного за проект сотрудника, через которого будет строиться коммуникация. Мы, со своей стороны, делаем всю необходимую работу по настройке инструментов, разрабатываем и согласовываем методологию, готовим инструкции, проводим обучение сотрудников, сводим данные, контролируем результаты. Как правило, внесение данных в систему остается на стороне клиента, обработка, анализ и проверка данных — на нашей стороне.

По итогу проекта или его этапа назначаем презентацию, разбираем инструмент, даем анализ, обучаем собственника и команду, как работать с результатами.

• Назначить ответственного, желательно близкого к теме учета и финансов. Приветствуется знание 1С, умение работать с таблицами в Excel или Google, профильное образование.
• Предоставить доступы к учетным данным.
• Ответить на вопросы по брифу и уделить 1–2 часа, чтобы уточнить детали.
• Организовать персонал на взаимодействие в проекте.
• Дать информацию о начальных остатках (инвентаризация, пересчет, проверка долгов), зачастую некоторые данные есть в бухгалтерии (ОСВ из бухбазы).
• Один раз в неделю участвовать в рабочей встрече.
• Согласовывать материалы, которые мы будем направлять.
• Присутствовать на презентациях.
• Вникать, обучаться.
• Своевременно оплачивать услуги.

Личное погружение владельца бизнеса крайне приветствуется, тогда эффективность и скорость увеличиваются в разы, а он гораздо лучше понимает ценность проводимой работы.

Наша зона ответственности — управленческая информация, которую мы предоставляем. Мы должны своевременно дать руководителю достоверные цифры и графики, причем уже с выводами.

Мы полностью берем на себя вопрос контроля финансового блока, проверяем данные через чек-листы, корректируем работу сотрудников, обучаем их, исправляем ошибки и недочеты, собираем данные, анализируем, представляем в читаемом виде. Любая ошибка в цифрах, неверная формула, непроверенные данные, некорректная работа программы, которую мы не заметили, — это наша ответственность.

В результате мы экономим время собственника, ему не надо вникать в «головняк» учета и контролировать, как работают его сотрудники. Это сложно даже для специалиста, не говоря уже о человеке, у которого нет специальных знаний и достаточного количества времени. Мы делаем это за собственника и делаем качественно.

Информация уже подается проанализированной. Она содержит выводы, и достаточно их прочитать (обсудить на встрече), чтобы понять ситуацию, без подробного изучения большого количества цифр и отчетов. Наша ответственность — провести эту работу качественно, ничего не упустить из вида.

Мы работаем со всеми существующими программами — от таблиц до 1С. Это инструменты, которые мы используем, чтобы получить результат.

Выбор решения зависит от того, что уже внедрено в компании, а также от ее размеров и отрасли. Мы подбираем оптимальное решение, ведь нам в дальнейшем тоже с ним работать, со всеми его недостатками и возможностями. Учитывая наш опыт, мы в этом разбираемся.

В Google Таблицах у нас есть собственный инструмент. Очень простой, удобный и понятный. Он применим для небольшого бизнеса, для отраслей услуг и торговли. В производстве или строительстве, а также при большом количестве товарных позиций в торговле он не справится.

Такие вопросы иногда задают нам со старта. Нужно смотреть. Но в большинстве случаев причины следующие:

• Вы на стадии инвестиций — прибыль есть, но вкладывать в бизнес нужно гораздо больше.
• Вы затовариваетесь — растет склад, продажи не растут, прибыль уходит в товар, товар лежит на складе.
• Вы кредитуете клиентов — продаете в долг, долги клиентов растут, долги нужно перекрывать своими деньгами.
• Вас не кредитуют как раньше — нет отсрочек от поставщиков, приходится замещать своими деньгами.
• Вы неправильно считаете прибыль.
• Вы бесконтрольно забираете и тратите средства — достаточно посчитать, сколько вы забрали, и сравнить с прибылью.

Мы работаем с клиентами долго, с большинством сотрудничаем на постоянной основе. Но если вы хотите растить свою команду, то мы рекомендуем сопровождение от 3 до 6 месяцев, чтобы система устоялась, люди привыкли, ошибки были отловлены и исправлены. В противном случае, по нашему опыту, все возвращается на круги своя. Точный срок зависит от команды.

Но в любом случае компания не статична, она меняется, растет, нужно внедрять новые инструменты, менять методологию учета, собирать новые показатели, анализировать результаты, поэтому многие наши клиенты переходят на постоянное сотрудничество. Иное решение — найти в штат финдира, который разберется в системе и будет делать эту работу вместо нас. Без компетенций хаос вернется.

Одна из наших ключевых задач — обучение руководителя. Через него достигается эффективность нашей работы. Поэтому мы много времени уделяем этому вопросу.

Самый лучший способ — учиться на собственном кейсе, именно тогда теория идет близко с практикой и воспринимается легко. Мы постоянно рассказываем что, почему, зачем и как. Где нужно, погружаемся в теоретические основы, учитывая ваш уровень знаний в финансах.

Мы отказались от единого формата обучения, поскольку все клиенты имеют разный уровень знаний, и то, что непонятно одному, у другого вызывает скуку. Поэтому в процессе разбора, наших встреч, консультаций и вопросов все встает на свои места, пробелы заполняются, цифры начинают складываться в единую картину. Сопровождение в том числе помогает решить этот вопрос, закрепить знания и навыки.