Как подготовить свой бизнес к новой волне кризиса COVID-19

Возможно вторая волна ограничений и карантина связанного с COVID-19 будет, возможно нет. Пока достоверная информация известна только узкому кругу людей. Что же делать обычному предпринимателю в ситуации неопределенности? Нужно быть готовым к любому развитию событий, и в этой статье я расскажу детально, что требуется сделать, чтобы минимизировать потери.

Основные проблемы, которые приносит кризис и пандемия.

• Снижение объема или полное прекращение продаж. Некоторые каналы продаж, виды деятельности, продукты, попадают под ограничение и становятся недоступны. Снижаются доходы, снижается активность населения и бизнеса, включается режим экономии – снижается спрос.
• Убытки. Продажи либо падают, либо полностью прекращаются, при этом кратно сократить издержки без потери бизнеса не получается. Растут дополнительные расходы на обеспечение противоэпидемиологических мер.
• Дефицит ликвидности. Сокращается входящий денежный поток из-за проблем с продажами и оплатами, при этом необходимо осуществлять выплаты по операционным расходам и кредитам.
• Проблемы с поставками. Закрывается сообщение между регионами, блокируются поставки. Производители останавливаются или сокращают объемы производства.
• Проблемы с оплатами. Часть дебиторов прекращает платить полностью или частично в виду отсутствия средств. Возможности судебных споров в период кризиса ограничены.
• Простой мощностей. Часть оборудования, объектов, персонала простаивает, не работает, поскольку нет спроса на продукт или деятельность запрещена. При этом компания несет расходы на содержание таких мощностей.
• Необходимость срочной перестройки бизнес-процессов. Из-за ограничений, меняются каналы продаж, меняется технология продаж. Требуется быстро запустить новые бизнес-процессы.
• Перегрузка мощностей. Часть мощностей и персонала находится на предельной нагрузке, в связи с перестроением процессов, постоянным контролем законодательных изменений, необходимостью адаптироваться, а также временной нетрудоспособностью коллег.

Общая стратегия.

Выжить, сохранить ликвидность, обеспечить занятость персонала, сохранить костяк команды, выйти с новыми каналами продаж и усовершенствованной технологией бизнеса. Максимально использовать точки ажиотажного спроса на входе в кризис и выходе из него.

10 Рекомендаций по конкретным шагам.

1. Почистите склад.

Задача – высвободить деньги или сформировать стратегические запасы.

Для торговли — избавьтесь от неликвидных остатков. Для этого сделайте анализ оборачиваемости товаров, групп, сравните с нормативной, определите товары без продаж в течение 2-3 месяцев, при этом учтите сезонность. Приоритет – возврат поставщику в деньги. Очень хороший вариант – обмен на ходовые позиции. Рабочий вариант – активная реклама и распродажа для B2C, мотивация на продажи менеджеров, бонусы и премии дилерам, линейной рознице и их закупщикам. Важно продать в деньги, без отсрочки. Рентабельность сейчас не слишком важна. Плохой вариант – возврат с отсрочкой платежа или снижением кредиторской задолженности, особенно, если вы не планируете закупки в ближайшее время у этого поставщика.

Для производства. Просчитайте прогноз продаж на основании статистики первой волны и планов по дополнительным мероприятиям и каналам на текущий период. Проанализируйте продуктовый портфель, уберите продукты, которые пользуются низким спросом.

В части запасов. На основании прогноза продаж просчитайте потребность в запасах. Возьмите дополнительно к расчету +30-50%. Вам понадобиться страховочный резерв. Сравните текущие запасы с расчетом. Избавьтесь от излишков. Приоритет – возврат поставщику в деньги. Очень хороший вариант – обмен на другие недостающие запасы. Рабочий вариант – продажа конкурентам со скидкой. Плохой вариант – возврат с отсрочкой платежа или снижением кредиторской задолженности, особенно, если вы не планируете закупки в ближайшее время у этого поставщика.

В части готовой продукции. Проанализируйте оборачиваемость готовой продукции, найдите позиции без продаж 2-3 месяца, учтите сезонность. Избавьтесь от неликвидов. Продавайте с хорошими скидками, мотивируйте менеджеров, дайте хорошую премию, бонусы или дайте в нагрузку дилерам, предложите бонусы закупщикам ваших клиентов. Важно продать в деньги, без отсрочки, рентабельность сделки сейчас не слишком важна.

2. Снизьте дебиторскую задолженность.

• Срочно поменяйте политику по отсрочкам. Исключите отгрузку за наличные в долг! По безналу также максимально переходите на оплату по факту. Убирайте длинные отсрочки – более 14 дней. Снизьте кредитные лимиты своим покупателям. В качестве компенсации дайте скидку или лучше годовой/квартальный ретро-бонус. Сформируйте для себя политику принятия решений, от кого вы готовы отказаться, если клиент не переходит на ваши условия. Например, проведите ABC/XYZ классификацию клиентов (групп), важно сохранить клиентов AX, AY, BX.
• Почистите «подвисшие» долги. Для этого проанализируйте оборачиваемость дебиторской задолженности по клиентам и сравните с договорной. Если есть инструменты фиксации просрочек, используйте их. Отсортируйте объемы долгов по принципу Парето. Сосредоточьте усилия на клиентах образующих 80% рабочей просрочки, исключите безнадежные или сомнительные долги из этого расчета.  Вряд ли вы получите там быстрый результат. Важно собрать деньги с «живых» клиентов. Проведите переговоры лично или мотивируйте вашу торговую команду на сбор долгов, дайте им дополнительный бонус. Предлагайте клиентам небольшой дисконт за погашение, блокируйте отгрузки. Также рабочий вариант, когда у клиента совсем плохо с деньгами – возврат вам товара, лучше с дисконтом, особенно если товар «ходовой».

3. Пересмотрите условия работы с поставщиками.

• Проведите переговоры с ключевыми поставщиками по увеличению отсрочек платежа и кредитных лимитов. В качестве аргумента, проговорите что планируете сделать крупные закупки (см. ниже по тексту), откажитесь от ретро-бонуса.
• Откажитесь от бонусов, вы их можете не получить или получить только после кризиса. Переведите это в снижение цены закупки.
• В договорах с поставщиками проверьте раздел форс-мажора. Добавьте туда пункт об эпидемиях, COVID-19 и кризисе.
• По возможности переходите на условия оплаты под реализацию (актуально для торговли). Можно прописать в качестве дополнительного условия, что в случае наступления эпидемиологической обстановки, стороны договорились о том, что с даты наступления такого события расчет осуществляется по факту реализации покупателем товара третьим лицам. Отчетность предоставляйте поставщику еженедельно. Это максимально честная позиция.
• Обязательно пропишите условие возврата неликвидного товара, в случае если партия не будет реализована в течение определенного периода времени.
• Проверьте размер штрафных санкций за несвоевременную оплату задолженности поставщику, он не должен превышать 0,1% (оптимально 0,05%) за каждый день просрочки. При наличии такой возможности, исключайте пункт из договора, можно зеркально – например, предложите поставщику исключить пункт о недопоставках или задержках в поставках с их стороны и пункт о несвоевременной оплате с вашей.
• Найдите варианты альтернативных поставщиков, особенно по ключевым продуктам и сырью, желательно местных и с наличием складских остатков. Мотивируйте ваш отдел закупок на эту работу. Возможно вам придется перехватиться у них, если границы будут закрыты.

4. Сформируйте стратегические запасы.

• Приготовьтесь к возможным перебоям в поставках, поскольку ваши поставщики могут не работать, не пройти кризис, границы регионов могут быть закрыты, у ваших поставщиков может возникнуть дефицит, особенно на входе и выходе из кризиса.
• Обеспечьте стратегический запас сырья и товаров на период эпидемии. Расчет делайте на 4-6 месяцев работы. Для расчета используйте прогноз (план) продаж и производный от него план закупок на период эпидемии. Об этом говорилось выше, учитывайте статистику первой волны и свои планы на вторую волну. Для расчета берите среднемесячные продажи за апрель, май 2020 года, но учитывайте сезонность. Можете отталкиваться от общего объема и структуры (доли) товарных позиций в общем объеме продаж. Сразу будьте готовы, что точный прогноз вы не сделаете, но даже приблизительный расчет будет крайне полезен. Нормальное отклонение прогноза в таких условиях до 30%.
• При формировании объема стратегических закупок в торговле, сделайте ABC/XYZ классификацию товаров. Сосредоточьтесь на паровозах (ходовых товарах) с регулярным потреблением. Ставьте в план закупок только товары AX, AY, BX. Также не забудьте обеспечить их сопутствующим ассортиментом, без которого они не продаются, обычно это CX и CY группа.
• Добавьте к расчету запас стратегических товаров и сырья на 1,5 – 2 месяца хороших продаж. Это понадобится чтобы удовлетворить ажиотажный спрос на входе и выходе из эпидемии. В производстве усиленными темпами обеспечьте производство ходовой готовой продукции на склад, как минимум в 1,5 раза больше чем при обычных условиях. Если есть риск остановки производства на период эпидемии, сформируйте запас готовой продукции в 3-х – 4-х кратном размере от среднемесячной потребности. Тут все зависит от финансовых возможностей.

5. Пересмотрите условия аренды.

• В договорах с арендодателями проверьте раздел форс-мажора. Продавите туда пункт об эпидемиях, COVID-19.
• Продавите дополнительное условие, что в случае наступления эпидемиологической обстановки размер арендной платы снижается на 30-50%. Если арендодатель упирается, возможны варианты хуже, но рабочие: компенсации упущенной аренды в течение 12 месяцев после снятия эпидемиологической обстановки; привязка аренды к объему продаж; возможность одностороннего отказа от части помещений с приоритетным правом их возврата, в случае если за это время арендодатель не заключит договор с новыми арендаторами.
• Будьте готовы к отказу от каких-то объектов или помещений, особенно если вас не устраивали условия. Во-первых, во время кризиса и после него освобождается много новых, перспективных объектов и ставки немного снижаются, а во-вторых можно использовать низкую деловую активность и простаивающий персонал для организации переезда. Лучшего времени у вас не будет.

6. Пересмотрите фонд оплаты труда.

• Важно сохранить костяк команды – наиболее квалифицированные кадры.
• В период кризиса выводите линейный персонал посменно, день через день, через два и т.д. Обеспечьте таким образом участие в работе не менее 70-80% сотрудников. Продумайте такой график уже сейчас.
• Снизьте оклады до 50%, либо путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору, либо путем введения сокращенного рабочего дня, недели, переводом на 0,5 ставки. Это снизит ваши безусловные обязательства. При этом разницу до фактической оплаты закрывайте премиями и бонусами.
• Разделите персонал на работающий, который вы будете стремится сохранить и неработающий, который вы не будете стремиться сохранить. Неработающий персонал обеспечьте минимальным содержанием (например, 50% оклада). Большинство останется, поскольку вариантов не много, а вы сохраните штатную численность и сотрудников.
• Работающему персоналу обеспечьте минимальный уровень содержания (от 50% до 70%) от их текущей фиксированной части. Доплату в виде премий и бонусов делайте за фактические выходы на работу (отработанные дни, смены, часы), а также за выполнение целевых задач и работ. Офисных работников посадите на оклад не ниже 70% от факта, можно добавить бонусов за выполнение задач. Постарайтесь равномерно распределить работу, так вы обеспечите приемлемый уровень зарплаты и справедливость расчета переменной части.
• В производстве, в других сферах, если видите необходимость усиленной работы до закрытия, введите дополнительные смены, увеличьте длительность рабочего дня, при этом вместо увеличения заработной платы предоставьте сотрудникам 100% оплачиваемый отпуск (отгулы) по текущим окладам на период кризиса (или бесплатно, если есть такая возможность). Если будете говорить открыто, есть все шансы с людьми договориться. Неизвестность всех пугает.
• Считайте стоимость возможной потери персонала (поиск, подбор, обучение, ошибки). Рядовой сотрудник – его ФОТ за 3 месяца, менеджер среднего звена – его ФОТ за 6 месяцев, топ-менеджер — его ФОТ за 12 месяцев.
• Кризис — отличное время для подбора сильных кандидатов, но не меняйте людей в период ограничений, так как вам понадобится уже опытный и обученный персонал на период выхода из кризиса. Лучшее время – в первые несколько месяцев после окончания эпидемии COVID-19.

7. Пересмотрите условия работы с покупателями.

• Если покупатели из других регионов, если бизнес B2B и существует объективный риск перекрытия движения грузового транспорта (по прошлому опыту), проведите c клиентами встречи и договоритесь об отгрузках больших объемов до середины сентября. В идеале договориться в деньги, можно упасть в цене, дать хороший ретро-бонус, бонус закупщикам. Если не получается, старайтесь чтобы срок отсрочки был минимальный, проработайте вариант под реализацию.
• Для локальных покупателей ужесточите условия по предоплатам. Их не должно быть. Проведите ABC/XYZ классификацию покупателей. Определите ключевых AX, AY, BX.
• Неликвидный товар активно распродавайте (об этом написано выше), ликвидный продавайте в обычном режиме. При первых сигналах о росте спроса — повышайте цену, как в рознице, так и в опте. Задача – снять сливки. Если видите, что образовывается дефицит – ограничьте отгрузки только ключевым клиентам, постарайтесь быстро пополнить запасы.

8. Диверсифицируйте и развивайте каналы продаж.

• Уже сейчас развивайте онлайн каналы продаж. Не забывайте прорабатывать бизнес-процессы, скрипты и тестировать техническую часть, особенно если канал новый. При быстром переключении он обязательно будет давать сбои и негатив от клиентов. Этого не следует допускать.
• Уже сейчас активно рекламируйте свои новые, еще не раскрученные онлайн каналы. Что вы доступны 24/7 и т.д. Люди должны узнать о вас до начала эпидемии и знать, что к вам можно прийти, кроме того, сейчас такая реклама будет немного дешевле.
• Уже сейчас подготовьте рекламные материалы, проплатите рекламу, особенно в онлайне и на телевидении, поскольку в период кризиса ее стоимость вырастет, а доступность специалистов упадет.
• Активно собирайте данные о клиентах, особенно в B2C, дальше вы будете их информировать о том, как с вами можно работать и предлагать им товары с доставкой. Предлагайте за анкету бонусы, скидочные карты и т.д.
• Усильте свою службу доставки, приобретите дополнительный транспорт, проговорите с сотрудниками, особенно с линейным персоналом, возможно у кого-то есть свой транспорт, возможно ваш товар вмещается в легковые автомобили и есть сотрудники, которые будут готовы работать на доставке в период коронавируса, в том числе на своем транспорте.
• Если вы работаете в сегменте B2B, обратите внимание на продажи B2C, особенно через онлайн канал, колл-центр, телемагазин. У вас есть преимущество в цене закупки/себестоимости перед розничными игроками. Но ограничьтесь онлайном, не ломайте рынок. Позаботьтесь об организации логистики конечному покупателю самостоятельно или через партнеров.
• В B2C часто проблемой становится сложность выбора продукта в онлайне. Обеспечьте гарантии возврата товара, а еще лучше дайте покупателю возможность заказать несколько видов товара для выбора на месте. Не подошедший товар отвозите обратно.

9. Обеспечьте наличие денежных средств.

• Сформируйте личный резервный фонд (порядка 3х кратному размеру ежемесячных операционных расходов).
• Максимально увеличьте отсрочки поставщикам и уменьшите отсрочки покупателям (описано выше).
• Загрузите на 100% оборотный кредитный портфель в банках. Пусть у вас будут излишки на счетах. Проработайте с банком возможность увеличения периода оборачиваемости траншей по кредитным линиям до 120-180 дней.
• Переведите все оплаты в ручной режим, согласовывайте их лично.
• Спрогнозируйте возможный объем оплат поставщикам в месяц. Вам нужно составить прогнозный ДДС, с учетом ваших планов продаж, захода денег, неотложных операционных расходов. Остаток – направляйте на погашение поставщикам. Не забывайте, как минимум еженедельно, корректировать фонд оплат поставщикам, исходя из процента выполнения плана продаж.
• Если средств недостаточно – классифицируйте поставщиков по важности, наличию штрафных санкций, возможностьи стоп-отгрузок. Платите только самым важным, но не погашайте задолженность полностью! Главное обеспечить какие-то платежи, хотя бы 30-70% от общей просрочки. Все будет зависеть от ваших финансовых возможностей и договоренностей.
• Усиленно работайте с дебиторами, мотивируйте вашу торговую команду, давайте дисконты, бонусы за досрочное погашение.

10. Поддерживайте рабочую обстановку и здоровый климат.

• У вас не будет лучшего шанса поработать всей командой над наведением порядка и структурированием бизнеса. Направьте на это максимальные ресурсы. Работайте над стратегией, регламентами, бизнес-процессами и их автоматизацией, организационной структурой, финансовой системой, книгой и скриптами продаж, обучающими материалами для новичков, наведите порядок в номенклатуре, доведите до совершенства карточки товаров в интернет-магазине и т.д. Чтобы развиваться, вам все равно позже придется тратить на этот ресурс и платить людям деньги, но в обычное время из-за большого количества операционки на это никогда не хватает времени.
• Усильте коммуникации. Увеличьте в 2-3 раза количество встреч и собраний, проводите ежедневные планерки. Используйте онлайн-канал, если боитесь инфекции. Участвуйте лично в большинстве встреч. Людям важно видеть лидера, чувствовать его энергию, заряжаться его уверенностью, видеть, что компания движется вперед и развивается, несмотря на кризис.
• Вовлекайте людей в решение проблем. Вы должны максимально сплотится, иметь общие цели и видение. Это поможет выработать хорошие решения, а также удержать коллектив при снижении оплаты труда.
• При наличии негативных настроений общайтесь с людьми лично, пытайтесь объяснить ситуацию. Безнадежных бунтарей отправляйте домой, важно не допустить подрыва морального духа команды.
• Проведите ремонты, реконструкцию, переоборудование, модернизацию, ребрендинг. Решите вопросы, которые требуют нарушения операционной деятельности и которые поэтому вы их давно откладывали.

Все здесь описанное прожито на горьком опыте весны 2020 во время первой волны коронавируса. Тогда, пожалуй, никто не был готов. Теперь, мы с вами знаем чего можно ждать и просто обязаны предпринять меры.

Если у вас не хватает времени или компетентных сотрудников для того, чтобы подготовиться к кризису и навести порядок в финансах, специалисты компании Фин-Фактор готовы вам в этом помочь!

Получить консультацию