Как считать прибыль методом начисления

Многие начинающие предприниматели сталкиваются с проблемой расчета прибыли. У нас сформирована естественная привычка ориентироваться на объем денег, который должен по идее прирастать, но это часто вводит в заблуждение и является в корне неверным подходом, который приводит к ошибочным решениям.

Важно понимать: чтобы правильно посчитать прибыльность бизнеса, нужно хорошо освоить так называемый метод начисления при учете доходов и расходов. Разберемся на простых примерах, что это такое.

Давайте предположим, что вы ежемесячно платите аренду в размере 100 000 руб. Но хозяин помещения попросил вас в этом месяце заплатить еще за 2 месяца вперед, и вы согласились. В результате в текущем месяце вы заплатили не 100 000 руб., а целых 300 000 руб., но зато в следующие 2 месяца вы вообще ничего не будете платить. Какие же расходы у вас в этом месяце на аренду?

Правильный ответ — 100 000 руб., как и в следующих двух. Именно столько вы тратите в месяц на аренду. Когда вы оплатили наперед, у вас возник долг вашего арендодателя (предоплата), который вы просто используете в будущем.

Еще один пример. Вы не платили зарплату своему сотруднику 2 месяца, каждый месяц по 80 000 руб., в результате вы ему должны уже 160 000 руб. Какие расходы были у вас в двух предыдущих месяцах на заработную плату? Очевидно, по 80 000 руб. в месяц, но, поскольку вы не платили, возник ваш долг, который вам придется в ближайшем будущем закрыть. Но когда вы все выплатите, вовсе не значит, что вы должны будете отнести всю оплату в расходы.

Таким образом, важно понять, что момент, когда вы что-то оплачиваете, и момент, когда вы отражаете расходы, — это абсолютно разные моменты. Расходы мы отражаем только тогда, когда что-то получили и потратили, независимо от оплаты.

Сначала об услугах. Если мы получаем услугу, мы как бы сразу ее тратим. Она не может у нас оставаться, поскольку она нематериальна. Поэтому полученные услуги сразу списываются в расходы в момент их получения. Причем услуги зачастую привязываются именно к месяцам. Например, получили услугу юридической поддержки за месяц, получили услугу бухгалтерского обслуживания за месяц, получили услугу маркетолога за месяц. Но могут и не привязываться. Например, получили услугу доставки, получили услугу подготовки документов, получили услугу уборки и т. д.

Еще раз, ведь это важно! Получили услугу и оплатили услугу — это разные события. Нас интересует именно факт получения, когда мы стали должны за нее. Это называется факт начисления.

Иногда факт получения услуги (начисления) и факт ее оплаты совпадают. В этом случае можно применять кассовый метод, то есть отражать расходы на услугу в момент ее оплаты. Например, это справедливо для банковской комиссии: сразу начислили и списали у вас деньги. Если вы оплатили расходы по уборке помещения сразу по окончании уборки, тоже можете использовать кассовый метод. Таким образом, кассовый метод можно использовать как частный случай, когда момент начисления и момент оплаты совпадают. В иных случаях ориентироваться на оплату при отражении расходов совершенно неправильно.

Поговорим на финансовом языке и рассмотрим несколько примеров:

1. Начислены услуги аренды: у нас образовался расход (с одной стороны), мы стали должны (с другой стороны). Стороны можно заменить словами дебет и кредит. В дебете расходы, в кредите наш долг.
2. Оплачены услуги аренды: мы закрыли долг (с одной стороны), у нас уменьшились деньги (с другой стороны). В дебете наш долг, в кредите деньги.

И, предположим, мы оплатили аренду наперед: нам стали должны услуги аренды (с одной стороны), мы потратили деньги (с другой стороны). В дебете нам должны, в кредите деньги.

3. Как видите, в последних двух ситуациях ничего не говорится про расходы. Расходы отражаются только в первом случае, когда мы стали должны за услугу.

Теперь давайте разберемся с более сложной ситуацией, когда мы покупаем какие-то материальные запасы, например канцтовары, чтобы их использовать в своей деятельности.

Предположим, мы купили много бумаги на целый год. Будет не очень логично, если мы сразу же отнесем это в расходы. Поэтому сам факт покупки — это всего лишь обмен денег на бумагу. Расходов еще нет. Расходы возникнут, только когда мы бумагу начнем расходовать. Понятно, что никто не будет считать каждый листок, поэтому мы посчитали, сколько использовали бумаги за месяц, и в конце месяца списали ее в расходы. Также можно делать и с другими запасами, топливом, упаковочными материалами, различными расходниками.

Здесь у нас уже есть три события, в отличие от услуг, где было всего два (факт оплаты, факт получения). Тут факт получения — не расход. Добавляется факт использования. Именно он считается расходом.

Давайте рассмотрим примеры на финансовом языке:

1. Куплены канцтовары: у нас появились канцтовары (с одной стороны), мы стали должны за них поставщику (с другой стороны). Стороны можно заменить словами дебет и кредит. В дебете канцтовары, в кредите наш долг поставщику.
2. Мы заплатили за канцтовары: мы закрыли долг поставщику (с одной стороны), у нас уменьшились деньги (с другой стороны). В дебете наш долг, в кредите деньги.
3. Мы сделали предоплату за канцтовары: нам стали должны привезти канцтовары (с одной стороны), мы потратили деньги (с другой стороны). В дебете нам должны, в кредите деньги.
4. Мы израсходовали часть канцтоваров в своей деятельности: у нас расходы (с одной стороны), мы потратили часть канцтоваров (с другой стороны). В дебете расходы, в кредите канцтовары.

Как видите, расходы возникли только в последнем случае, когда мы израсходовали канцтовары.

Еще больше усложним и предположим, что мы купили товары для перепродажи. Конечно, сам факт оплаты товаров не будет расходом. Мы просто поменяли деньги на товар. Возможно, мы даже еще не платили за товар и должны поставщику, это не важно.

Когда же будем отражать расходы? Очевидно, когда потратим товары. А в случае с товарами потратим мы их только тогда, когда продадим. И здесь нужно понимать, что такое продать. В этом случае тоже нет привязки к оплате. Не важно, когда нам заплатили за товары, важно, когда мы их отдали (отгрузили) нашему покупателю (они уже не наши), а он стал нам за них должен.

Значит, мы пришли к очень важному моменту в финансовой науке: факт реализации (продажи) — это факт отгрузки товаров или продукции. Он не зависит от оплаты за эти товары. Второй важный принцип: факт отгрузки (продажи) — это момент, когда мы отражаем доход. Он всегда совпадает (происходит одномоментно) с фактом отражения расходов (того, что мы продали). То есть это момент списания нашего товара в расходы. В финансовой науке факт списания товара в расходы — это отражение себестоимости товара. То есть того, сколько он нам в результате стоил и сколько мы списываем на расходы.

Снова обратимся к финансовым проводкам:

1. Куплены товары: у нас появились товары (с одной стороны), мы стали должны за них поставщику (с другой стороны). Стороны можно заменить словами дебет и кредит. В дебете товары, в кредите наш долг поставщику.
2. Мы заплатили за товары: мы закрыли долг поставщику (с одной стороны), у нас уменьшились деньги (с другой стороны). В дебете наш долг, в кредите деньги.
3. Мы сделали предоплату за товары: нам стали должны привезти товары (с одной стороны), мы потратили деньги (с другой стороны). В дебете нам должны, в кредите деньги.
4. Мы продали часть товаров покупателю: у нас расходы (с одной стороны), мы потратили часть товаров (с другой стороны). В дебете расходы, в кредите товары. Одновременно с этим произошло другое событие: нам стал должен покупатель за товары (с одной стороны), мы получили доход (выручку) с другой стороны. То есть в дебете долг покупателя, в кредите выручка.
5. Покупатель заплатил нам за товар: у нас увеличились деньги (с одной стороны), долг покупателя уменьшился (с другой стороны). В дебете деньги, в кредите долг покупателя.

И самый сложный случай, который требует более глубокого рассмотрения, — списание различных материалов на производство. Возьмем самый упрощенный пример: мы купили сырье, произвели из него продукцию, которую продали.

Сам факт покупки и оплаты сырья не является расходом. Это мы уже знаем. Но важно, что использование сырья в производстве продукции также не будет попадать в расходы. Почему? Да потому что мы просто из одних материальных вещей делаем другие материальные вещи. Мы ничего и никому не отдаем. Все остается у нас. Когда же мы отразим расходы? Только тогда, когда продадим продукцию (отдадим ее покупателю).

Давайте рассмотрим это в проводках:

1. Куплено сырье: у нас появилось сырье (с одной стороны), мы стали должны за него поставщику (с другой стороны). Стороны можно заменить словами дебет и кредит. В дебете сырье, в кредите наш долг поставщику.
2. Мы заплатили за сырье: мы закрыли долг поставщику (с одной стороны), у нас уменьшились деньги (с другой стороны). В дебете наш долг, в кредите деньги.
3. Мы сделали предоплату за сырье: нам стали должны его привезти (с одной стороны), мы потратили деньги (с другой стороны). В дебете нам должны, в кредите деньги.
4. Мы использовали сырье в производстве продукции: у нас появилась готовая продукция (с одной стороны), мы потратили сырье (с другой стороны). В дебете продукция, в кредите сырье.
5. Мы продали продукцию покупателю: у нас расходы (с одной стороны), мы потратили часть продукции (с другой стороны). В дебете расходы, в кредите продукция. Одновременно с этим произошло другое событие: нам стал должен покупатель за продукцию (с одной стороны), мы получили доход (выручку) с другой стороны. То есть в дебете долг покупателя, в кредите выручка.
6. Покупатель заплатил нам за продукцию: у нас увеличились деньги (с одной стороны), долг покупателя уменьшился (с другой стороны). В дебете деньги, в кредите долг покупателя.

Важно: когда мы потратили сырье, мы учли это в себестоимости той продукции, которую из него произвели, но в расходы эта сумма попадает только тогда, когда мы потратим эту самую продукцию (продадим ее или спишем, если она, например, испортится).

Давайте подытожим

Чтобы посчитать прибыль, нужно правильно отражать доходы и расходы. Правильно — значит полностью все и в том месяце, когда они имели место быть, абсолютно не привязываясь к оплатам.

Важно помнить, что услуги списываются в расходы сразу, не хранятся, а вот товары и запасы — по мере их использования, по факту продажи либо по факту продажи продукции, которая была из них произведена.

Понимание прибыли дает нам важную информацию, является ли наш бизнес эффективным, то есть получаем мы прибыль или нет. А значит, понимание того, следует ли нам продолжать им заниматься. Или, возможно, пора что-то менять, вплоть до полного закрытия.

При этом отсутствие или наличие лишних денег отражает не всегда прибыль, а зачастую связано с нашими вложениями в бизнес (покупкой товаров, оборудования, предоставлением отсрочек и т. д.). Мы можем быть в минусах даже при наличии прибыли, потому что наш бизнес растет и требует вложений. И наоборот, можем быть в плюсах только потому, что тратим деньги наших поставщиков и кредиторов, находясь в абсолютном минусе и скатываясь в банкротство.