Система учета в гугл-таблицах

Многие предприниматели ведут учет в 1С. Если покупать специализированную программу нецелесообразно из-за небольшого масштаба бизнеса, то используется Excel или даже обычные бумажные журналы. Но оптимальными по простоте и эффективности считаются гугл-таблицы.

Что это такое?

Гугл-таблицы – это онлайн-инструмент для обработки данных. Он похож на более распространенный и известный Excel, но все-таки имеет несколько выгодных отличий:

• автоматически сохраняет данные сразу после ввода;
• позволяет импортировать другие файлы (все функции загруженного документа остаются прежними);
• может работать как в офлайн-, так и в онлайн-режиме.

Доступ

В гугл-таблицах допускается совместная обработка файлов несколькими пользователями одновременно. Например, менеджеры отдела продаж составляют собственный операционный отчет за день и вносят показатели в общий документ. По объединенным данным становится очевидным общий результат работы. Руководитель может в любой момент оценить эффективность каждого сотрудника и всего отдела в целом. Менеджерам не нужно пересылать свои данные или ждать, пока цифры внесут другие сотрудники. А руководителю не придется заниматься трудоемким сводом. Файл один, не нужно сохранять несколько версий.

Открыть доступ можно отправкой ссылки на документ или добавлением адресов электронной почты всех потенциальных пользователей. Разрешается давать полный доступ, который подразумевает внесение любых правок, или ограниченный, установив минимальные возможности — например, оставлять комментарии или читать файл без редактирования.

Чтобы ознакомиться с интересующим документом, потребуется смартфон с приложением или компьютер. Информация хранится на серверах Гугл, поэтому заходить в таблицы и работать с данными можно удаленно. Кроме того, это обеспечивает безопасность и сохранность информации, особенно по сравнению с размещением на собственных ПК.

Функции

В сервисе предусмотрены встроенные формулы и анализ в сводных таблицах. Удается легко проводить объединения достаточно больших массивов данных и их преобразование в понятную итоговую форму.

Можно строить цветные диаграммы разных типов или графики. Допускается загрузка изображений с внешних ресурсов: с гугл-диска и компьютера, путем размещения ссылки, в том числе из поиска в гугл-картинках. Также предусмотрен как импорт, так и экспорт информации в другие таблицы или сервисы: гугл-презентации, гугл-документы, электронную почту и т. п. Благодаря возможности интеграции с различными внешними ресурсами при необходимости настраивается автоматический обмен важными показателями между базами данных.

В гугл-таблицах можно без труда найти и исправить допущенные ошибки. В каждой ячейке видно, кто из пользователей и когда изменил в ней значение, какая цифра была в предыдущих версиях. Если занесено много неверных данных, можно вернуть таблицу в то состояние, которое было до их ввода или даже на момент создания документа. Чтобы предупреждать нежелательные изменения или для дополнительного контроля, руководителю целесообразно включить функцию уведомлений на электронную почту. Тогда при появлении в отчете любой новой информации он сможет проверить ее правильность и принять меры.

Удобство и экономическая целесообразность

Чтобы начать пользоваться гугл-таблицами, достаточно завести аккаунт. Это абсолютно бесплатно. Сервис очень понятный и простой, легко меняет функциональность и адаптируется под конкретные цели. Является основой для создания автоматизированных систем учета. Гугл-таблицы предлагают шаблоны управленческих отчетов: о прибылях и убытках, движении денежных средств, финансовая модель, баланс.

Этот инструмент обладает серьезными возможностями по обработке и анализу данных. Идеально подходит для организации эффективного учета в небольших компаниях или стартапах.